L’élargissement de la notion d’établissement induit des périmètres plus grands pour les CSE. Leurs membres peuvent avoir des difficultés à assister physiquement aux réunions.
Ces difficultés peuvent également être dues à à des événements extérieurs à l’entreprise.
Des dispositifs existent pour pallier l’absence physique d’un ou plusieurs membres du CSE.
Le Code du travail ne prévoit pas la nécessité d’un quorum pour qu’une réunion du CSE puisse se tenir. Ainsi, quel que soit le nombre d’élus au CSE, une réunion peut se tenir même si un seul membre est présent. Comme pour toutes réunions du CSE, ce membre a le droit de vote et peut donc délibérer à lui seul.
Si juridiquement cette situation est possible, elle est loin d’être idéale et il est préférable de trouver d’autres solutions en particulier si des votes doivent être effectués.
Seul l’employeur peut donner pouvoir à un autre membre de l’entreprise pour le représenter. Les représentants du personnel ne le peuvent pas. Seuls les membres présents peuvent voter à hauteur d’une voix par représentants présents.
Néanmoins, un membre a la possibilité de se faire remplacer par un élu suppléant.
Les décisions que peut prendre un CSE doivent être adoptées à la majorité des membres présents. Cependant, il n’y a pas une nécessité à ce que tout le CSE soit présent physiquement au même endroit. En effet, le code du travail dispose que « le recours à la visioconférence (…) peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité ». (L.2315-4).
Si l’accord du fonctionnement du CSE ou le règlement intérieur ne prévoient pas de conditions particulières, les réunions du CSE en visio-conférence se déroulent comme des réunions où tous les membres sont présents physiquement.
Ainsi, les règles concernant la transmission des documents, le suivi de l’ordre du jour, etc. restent applicables. Comme d’habitude, l’ordre du jour doit mentionner le lieu de la réunion pour les membres souhaitant être présents physiquement. Cette mention est également nécessaire pour inviter l’µInspection du travail, la Médecine du travail et la CARSAT (ou CRAMIF). L’ordre du jour pourra préciser le recours à la visio-conférence et préciser les modalités de connexion.
De même, il est donc tout à fait possible de demander une suspension de séance lorsqu’un dispositif de visio-conférence est utilisé. (D.2315-1)
Toutefois, des dispositions particulières doivent être prises pour les votes à bulletin secret. Ces dispositions sont précisées par décret (D2315-1 et D2315-2 ; cf. ci-après).
Le choix dispositif technique est une des prérogatives de l’employeur. S’il opte pour une solution payante, aucune contribution ne peut être demandée au CSE.
Si l’employeur choisit le dispositif qui lui semble le plus approprié, il est tout de même nécessaire que « le dispositif technique mis en œuvre garantît l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations » (D.2315-1).
Le code du travail dispose qu’à défaut d’accord, trois réunions par an peuvent être tenues en visio-conférence et l’employeur doit permettre, de façon générale, la tenue des réunions du CSE. On peut donc en déduire que si tous les membres du CSE ne peuvent pas se réunir physiquement en un même lieu, le recours à la visio-conférence s’impose. Cependant, cette question ne semble pas tranchée.[/accordion_item]
Le Code du travail dispose que « en l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par années civiles ». (L.2315-4).S’il n’existe pas d’accord sur la visio-conférence dans l’entreprise et si un recours fréquent à ce dispositif devient prévisible, il semble nécessaire d’établir un accord cadrant bien son utilisation le plus rapidement possible.
Tout comme pour le quorum, il n’existe pas disposition particulière sur le nombre de membre du CSE à pouvoir être en visio-conférence. En d’autres termes, il peut être mis en place une visio-conférence pour un seul des membres (y compris le président) ou pour plusieurs membres.
Les réunions en visio-conférence sont des réunions comme les autres. Les votes restent donc possibles.
Cependant, les articles D.2315-1 et D.2315-2 déterminent les conditions dans lesquelles un vote à bulletin secret peut se dérouler. Notamment, la confidentialité du vote doit être permise par le dispositif technique et le vote doit avoir lieu de manière simultanée.
Les CSE d’établissement et les CSE Centraux sont régis par des articles différents. Cependant, concernant la visio-conférence, les dispositions sont les mêmes (et également pour les comités de groupe ou européen). Toutefois, des dispositions différentes peuvent être stipulées dans les accords différents.
